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Agile Werkzeuge zur Optimierung der Kollaboration in Zeiten von Remotearbeit (1/2)
Im agilen und klassischen Projektumfeld ist Kollaboration ein essentieller Bestandteil, der große Auswirkungen auf den Projekt- und Unternehmenserfolg haben kann.
Das agile Manifest – die „Bibel“ des agilen Projektmanagements spricht gleich in zwei der vier Leitsätze von Kollaboration und Teamarbeit. Dort heißt es „Individuen und Interaktionen mehr als Prozesse und Werkzeuge“ und „Kollaboration mit dem Kunden mehr als Vertragsverhandlung“.
Nun befinden wir uns derzeit in einer kontinuierlichen Phase von Remotearbeit. Das heißt, persönliche Meetings und Interaktionen sind schwer möglich. Das kann nachweislich Auswirkungen haben auf die erfolgreiche Zusammenarbeit, insbesondere bezogen auf Effizienz, Interaktion und Kommunikation, als auch Kreativität. Deshalb sind die richtigen Werkzeuge, mit welchen Kollaboration gefördert wird ein wichtiger Baustein für den Projekt- und Unternehmenserfolg.
Deshalb befassen wir uns in diesem Artikel mit der Frage wie die Zusammenarbeit in Zeiten von Homeoffice optimiert werden kann und welche Tools und agilen Elemente dabei unterstützen können (auch in nicht agilen Projekten).
Höhere Transparenz und optimierte Kommunikation durch das Kanban-Board
Kontinuierliches Home-Office kann dazu führen, dass zwischen verschiedensten Stakeholdern eines Projektes und/oder Unternehmens eine Informationsasymmetrie vorherrscht. Das kommt daher, dass die ständige Interaktion mit den Projektteilnehmern, insbesondere auf Grund von räumlicher Trennung, nicht mehr gegeben ist. Diese fehlende Transparenz kann zum Teil durch agile Werkzeuge wie das Kanban-Board aufgefangen werden.
Definition
Die Kanban-Methode und das entsprechende Board kommt ursprünglich aus dem Produktionsprozess von Toyota und wurde mit der Zeit als wichtiges Tool in Projekten angewendet. Kanban heißt soviel wie (Signal-)Karte oder Schild.
Arbeitspakete eines Unternehmens oder Projektes werden auf dem Board transparent in verschiedenste Status eingeteilt: „Backlog“, „To Do / Priority“, „Doing / In Progress“ und „Done“ (s. Bild).
Frei nach dem Pull Prinzip werden die jeweiligen Arbeitspakete von den Projektteilnehmern gezogen bzw. von dem Product Owner / Projektleiter priorisiert und durchlaufen den Prozess von „Backlog“ bis diese „Done“ sind. Dabei ist es essentiell, nicht zu viele offene Arbeitspakete zu haben, sondern in erster Linie sollte jeder Projektteilnehmer erst sein Arbeitspaket abschließen bevor er mit einem neuen beginnt um die Effizienz zu optimieren.
Mehrwerte
Insbesondere in der agilen Softwareentwicklung hat sich das Kanban-Board bewährt. Viele Tools z.B. JIRA und Trello bieten die Möglichkeit, die jeweiligen Aufgabenpakete (User Stories) von Epic bis Story zu unterteilen und eine Priorisierung vorzunehmen. So ist es das ideale Werkzeug für den Product-Owner und Developer in Methoden wie SCRUM.
Aber nicht nur im agilen Projektumfeld ist das Kanban-Board ein erfolgsversprechendes Werkzeug. In jedem Projektkontext hat das Kanban-Board einen entscheidenden Vorteil: Es sorgt für Transparenz. Denn zu jeder Zeit weiß jeder Projektstakeholder wie der Status der einzelnen Arbeitspakete ist, somit wird einer Informationsasymmetrie entgegengewirkt. Das sorgt insbesondere in Zeiten von Remotearbeit für Effizienz und Struktur. Denn die Durchlaufzeit der jeweiligen Pakete kann gemessen und anschließend optimiert werden. Essentiell dabei ist es, dass das Board regelmäßig aktualisiert wird.
Erfahrungen und Beispiele aus der Praxis
Wir haben mit Kanban-Boards in unterschiedlichsten Projekten gearbeitet. Von kleinen Projekten zur täglichen Strukturierung der Teams, bis hin zu sehr komplexen Projekten. In jedem Kontext war das Kanban – Board ein Mehrwert.
Rollout eines IT-Betriebssystem
Bei einem der größten Einzelhändler weltweit waren wir in einem Projekt für den Rollout eines IT-Betriebssystems involviert. Dort wurde das digitale Kanban-Board im Projektkontext installiert, um während der Remote-Arbeit in Pandemiezeiten den Überblick zu bewahren.
In einer großen komplexen Umgebung und insbesondere in Pandemiezeiten hat der Einsatz des Kanban-Boards geholfen die benötigte Transparenz herzustellen. Stakeholdern konnte der Projektfortschritt anhand des Kanban-Boards sehr einfach visualisiert werden.
Entwicklung einer digitalen Bürgerplattform im öffentlichen Dienst
In einem weiteren Projekt - mit dem Ziel eine Bürgerplattform für eine der größten deutschen Städte zu errichten - kam ebenfalls das Kanban-Board zum Einsatz. Wir nutzten das Board um in unserem Team im täglichen Stand-Up den derzeitigen Status zu kommunizieren und Aufgabenpakete zu verteilen. Jedes Teammitglied teilte am morgen kurz den Status zu seinen Aufgabenpaketen mit. Falls die Bearbeitung abgeschlossen („done“) war, wurde mit dem nächsten Aufgabenpaket angefangen (Status von „Backlog“ auf „in Doing“ geändert).
Neben der bereits genannten Transparenz war hier insbesondere Vorteil, dass durch das Kanban-Board eine gewisse Struktur in den Alltag und in die Arbeitsweise des Teams gebracht wurde. Es hat gezeigt, dass sich das Kanban-Board auch in weniger komplexen Situationen und Projekten zu einer Steigerung der Effizienz und Optimierung der Zusammenarbeit führen kann.
Erhöhte Effizienz und Interaktion durch Tools für die gleichzeitige Zusammenarbeit in Dokumenten und Workshops
Um die Interaktion in Homeoffice-Zeiten zu erleichtern hat sich die Möglichkeit des gemeinschaftlichen und gleichzeitigen Arbeitens in Dokumenten bewährt. Zugegeben, für viele Leser ist das wahrscheinlich nichts Neues, dennoch erleben wir es immer wieder, dass in Unternehmen Dokumente per E-Mail hin und her gesendet und dezentral auf der eigenen Festplatte gespeichert werden. Das führt - neben des Risikos des Datenverlustes - zu einer Inneffizienz und Intransparenz.
Bei Anbietern wie Google, Microsoft o.Ä. gibt es die Möglichkeit gleichzeitig in Dokumenten wie Excel, Powerpoint, Word etc. zu arbeiten. So können Teammitglieder z.B. zur selben Zeit eine Powerpoint Präsentation bearbeiten und in Echtzeit die Fortschritte der anderen Bearbeiter auf den jeweils anderen Folien sehen. Die Dateien sind zentral abgelegt bspw. in Teams / Sharepoint (Microsoft) und Google Drive. Zusätzlich gibt es insbesondere für virtuelle Workshops, Design-Thinking, Brainstorming Sessions oder anderer gemeinsamer konzeptioneller Arbeit Tools wie Miro, Mural o.Ä. In dem Kontext kann mit verschiedensten Teammitgliedern gemeinsam auf virtuellen Whiteboards gearbeitet werden.
(s. Screenshot: Bildquelle: https://www.innovationtraining.org/what-is-mural-and-how-to-use-mural-for-design-thinking/ )
Mehrwerte
Die Vorteile einer gemeinschaftlichen Arbeit in Dokumenten, während kontinuierlicher Remotezeit, liegen auf der Hand. Der persönliche Kontakt kann nicht komplett ersetzt werden, aber durch die gleichzeitige Arbeit kann die Effizienz und Interaktion optimiert werden. Zusätzlich sorgt das in diesem Kontext erfolgte zentrale Ablegen der Dokumente für Transparenz und beiläufig für Datensicherheit.
Workshops und ähnliche Formate können durch den Einsatz von kollaborativen virtuellen Whiteboards (Mural, Miro, etc.) ersetzt werden. Das fördert insbesondere die Kreativität, bei der gemeinschaftlichen Entwicklung von Ideen, welche durch die räumliche Distanz abhanden gekommen ist.
Erfahrungen aus der Praxis
Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten hilft für verschiedenste Szenarien, wenn mehrere Personen zusammenarbeiten. Ein Beispiel: Erst kürzlich, bereiteten wir einen wichtigen Pitch für einen großen Autokonzern vor. Die Präsentation hatte über 100 Slides und mehrere Bereiche, die von diversen Stakeholdern bearbeitet wurden. Durch das gemeinsame Arbeiten in einem Dokument konnte der Pitchverantwortliche jederzeit transparent einsehen, wie sich der Status der einzelnen Bereiche entwickelte. Zusätzlich wurde durch das gleichzeitige Bearbeiten die Produktivität und Datensicherheit erhöht.
Virtuelle Whiteboards (Mural, Miro etc.) haben wir bereits öfter für interne Workshops verwendet. Die unterschiedlichen Möglichkeiten zur Visualisierung auf den Boards regt die Kreativität und das spielerische Denken an. Außerdem erhöht sich der Spaßfaktor durch die regelmässige Abwechslung – fast wie in einem realen Workshop.
Fazit
Die Zusammenarbeit in Pandemiezeiten ist für viele Unternehmen und deren Projektteams eine Herausforderung. Durch innovative und agile Werkzeuge, wie das Kanban-Board oder digitale Whiteboards (Mural, Miro o.Ä.) kann die Kommunikation, Transparenz, Interaktion und Kreativität optimiert, sowie der Spaßfaktor erhöht werden.
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